le fonctions d'un assistant administratif ce sont des tâches d'assistance et d'accompagnement aux activités normales exercées par une entreprise. Par conséquent, ils sont essentiels pour un fonctionnement efficace du même.
Ces activités sont généralement variables selon le secteur d'activité de l'entreprise dans laquelle elles travaillent. Par exemple, dans les bureaux spécialisés tels que les cabinets d'avocats, les assistants ont généralement une formation spécifique pour mener à bien certaines activités.
Cependant, il existe des fonctions communes à tous les domaines qui tournent généralement autour de la distribution et de la gestion des informations au sein du bureau. Cela comprend la gestion des documents, des archives et l'organisation d'événements..
Mais ces activités peuvent devenir beaucoup plus étendues. Dans certains cas, les assistants administratifs doivent également prendre en charge le traitement des informations comptables et même garantir le fonctionnement des ressources technologiques de l'entreprise..
L'une des principales fonctions d'un assistant administratif est d'aider les membres du bureau dans la gestion des documents et des fichiers.
Habituellement, cette tâche est liée au stockage, à l'organisation et à la gestion des fichiers. Cependant, à certaines occasions, il peut également leur être nécessaire de rédiger, d'éditer et de réviser des documents.
Dans certaines entreprises, on leur demande même de dicter des lettres ou des notes et d'enregistrer les procès-verbaux des réunions qui ont lieu.
Dans certains cas, par exemple lorsqu'il s'agit d'un cabinet d'avocats, une formation spécialisée est nécessaire pour pouvoir remplir ces fonctions: l'assistant administratif devra comprendre la terminologie et les procédures juridiques..
En revanche, les assistants administratifs travaillant dans le domaine médical ont besoin de compétences différentes. Ils doivent avoir la formation nécessaire pour traiter les patients et lire les rapports médicaux.
La planification des événements de bureau est également souvent la responsabilité des adjoints administratifs. La taille de cette responsabilité peut être variable selon la taille de l'entreprise.
Un événement peut être simplement une réunion ou un déjeuner d'affaires, mais il peut également s'agir d'une conférence ou d'une fête d'entreprise plus importante. Dans les deux cas, le participant doit gérer tous les critères liés à l'événement.
Cela comprend la prise de contact avec les vendeurs, la réservation, le choix des menus et du décor. Mais cela inclut également de contacter, d'inviter et de confirmer les participants, les orateurs et les conférenciers au cas où cela serait nécessaire..
Le service client est généralement l'une des tâches les plus courantes des assistants administratifs. Le public cible dépend toujours de la taille de l'entreprise et de son orientation commerciale..
Pour les petites entreprises qui servent directement le public, l'adjoint administratif peut être appelé à accueillir les clients. Lorsque cela se produit, leur travail vise à les guider et les accompagner lors de leur passage dans les installations de l'entreprise..
Dans les grandes entreprises, l'assistant administratif devra assister des visiteurs d'une autre nature tels que des partenaires ou des grands fournisseurs.
Dans ce cas, votre mission sera de les guider dans l'accomplissement de leur agenda et de rencontres avec la direction ou d'autres secteurs de l'entreprise..
La catégorie de service à la clientèle comprend le téléphone et le service virtuel. Dans le cas de l'assistance téléphonique, l'orientation des clients et des partenaires est incluse, ainsi que l'organisation et l'administration des agendas..
En ce qui concerne le service virtuel, les tâches dépendront des canaux fournis par l'entreprise pour le service client ou la gestion de l'information..
Dans certains cas, cela implique la gestion du courrier électronique, la réponse, le transfert ou l'archivage des messages selon les besoins.
Dans d'autres cas, lorsque les canaux de communication virtuels sont plus diversifiés, d'autres tâches peuvent être incluses, telles que s'occuper du public via des systèmes de chat ou même répondre à des questions via les réseaux sociaux de l'entreprise..
Dans les grandes entreprises, il est courant que du personnel se concentre spécifiquement sur ces canaux de communication. Lorsque les entreprises sont petites, cette tâche est généralement confiée à des assistants administratifs.
La gestion des agendas est souvent l'une des tâches les plus importantes des assistants administratifs. Cette responsabilité comprend la réception des demandes de rendez-vous et de réunions par téléphone, en personne ou en ligne, et leur organisation dans l'ordre du jour selon les critères définis..
Il comprend également la planification de réunions à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise, des déjeuners de travail et des voyages d'affaires..
Dans ces derniers cas, il est également de la responsabilité de l'assistant de réserver les vols, hôtels, restaurants ou salles de réunion le cas échéant..
Les assistants administratifs sont parfois chargés de surveiller et d'enregistrer les dépenses qui surviennent au sein de l'entreprise. Ces tâches peuvent être simples, comme enregistrer certaines dépenses sur une feuille de calcul..
Dans certains cas, l'assistant doit avoir une formation pour le développement de tâches plus complexes. Par exemple, vos responsabilités peuvent inclure la reddition de comptes à la direction..
Cela dépend généralement de la taille de l'entreprise. Une grande entreprise a tendance à avoir des rôles plus spécialisés; dans ces derniers, les informations comptables sont gérées par une personne engagée à cet effet.
Cependant, l'une des compétences fondamentales de tout assistant administratif est la maîtrise d'un logiciel de comptabilité de bureau, tel que Microsoft Excel..
La gestion des ressources technologiques fait également partie des fonctions des assistants administratifs. En ce sens, votre responsabilité est de vous assurer que tous les outils nécessaires au fonctionnement de l'entreprise fonctionnent correctement..
Cela comprend la réalisation de copies de sauvegarde des informations contenues dans l'équipement informatique et la mise à jour de l'antivirus, entre autres tâches..
D'autre part, il inclut la gestion des équipements tels que les projecteurs et les ordinateurs portables. Cela implique également la révision et l'entretien des équipements nécessaires au développement normal des activités qui sont sous sa responsabilité..
Cela ne veut pas dire que l'assistant administratif doit avoir des connaissances techniques. Son travail consiste notamment à embaucher du personnel technique pour effectuer périodiquement la maintenance des équipements afin d'éviter les revers..
La réception et la livraison de la correspondance et des colis seront la fonction de l'assistant administratif. Celui-ci sera informé du suivi de l'expédition et des paiements si nécessaire. À votre tour, vous devez gérer la correspondance et la livrer aux services correspondants.
L'assistant administratif doit avoir contrôlé les données personnelles des employés de l'entreprise ou de l'institution. Cela servira à ce que, si nécessaire, l'assistant puisse fournir les informations rapidement. Pour cela, il sera en charge d'obtenir les données d'identification ou d'intérêt de chaque collaborateur.
Lors des réunions, la présence de l'assistant administratif peut être requise pour prendre note de ce qui précède puis le transcrire sous forme écrite. La même chose se produira si certaines conversations sont prises par audio et doivent être transcrites..
Parmi les compétences et capacités d'un assistant administratif, on peut citer:
- Connaissance de la bureautique (bases de données, tableurs, traitements de texte, programmes de PAO ...).
- Compétences en communication.
- Être organisé.
- Capacité à gérer le temps et les ressources.
- Bonne mémoire.
- Compétence avec les programmes informatiques.
- Qualifications de dactylographie.
- Capacité de synthèse.
- Capacité à travailler en équipe.
- Bon niveau de compréhension de l'écriture, de l'orthographe et de la lecture.
- Efficacité et productivité.
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