La automatisation des processus est un terme technologique utilisé pour décrire toute activité automatisée grâce à l'utilisation d'ordinateurs et de logiciels informatiques. Les tâches qui ont été automatisées nécessitent moins d'intervention humaine et des délais d'exécution plus courts.
Les processus métier sont documentés et gérés pour assurer une plus grande cohérence et transparence des tâches. Cette automatisation peut être contrôlée par des logiciels et des applications spécifiques. Aussi appelé automatisation des processus de technologie de l'information.
Chaque entreprise a besoin de cette automatisation pour gérer les activités de routine, petites ou grandes. Cela aide une organisation commerciale à gérer les tâches de bureau mécaniques.
L'automatisation des processus est principalement axée sur l'automatisation, puis sur sa perfectionnement. Les exigences métier variant assidûment, les processus pilotes ne sont pas conçus avant le choix du logiciel.
La réalisation de l'automatisation des processus peut être une activité importante. Étant donné que de nombreux environnements informatiques d'entreprise sont virtuels ou basés sur le cloud, leur complexité peut être difficile.
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Les employés ont juste besoin de recevoir une formation sur son fonctionnement, ce qui est très facile à apprendre. Cela offre un avantage par rapport aux méthodes d'automatisation traditionnelles..
Les logiciels d'automatisation sont généralement très faciles à comprendre et à utiliser. Par conséquent, les utilisateurs n'ont pas besoin de connaissances particulières pour les utiliser..
Les plates-formes d'automatisation de processus visent à intégrer de manière transparente ces trois éléments:
Ce sont les clauses, les données et les documents qui protègent les paramètres commerciaux. Certaines de ces règles peuvent être complètement automatisées, tandis que d'autres doivent être examinées par une personne impliquée dans le processus..
Ce sont les informations des applications métier qui sont référencées lors de la mise à jour des processus. Ces données sont hautement organisées et sont facilement détectables par des algorithmes, car elles apparaissent dans des champs fixes dans les enregistrements..
Les machines peuvent générer des données structurées, telles que des capteurs qui mesurent la température. Les humains aussi, comme lorsqu'ils remplissent les champs âge, sexe ou nationalité sur un formulaire.
Bien qu'elles soient plus subjectives, elles sont extrêmement importantes, car la plupart des informations utilisées pour prendre des décisions commerciales ne sont pas structurées. Ces données peuvent provenir de plusieurs parties et il n'est pas facile de les mettre au format structuré de ligne et de colonne pour une analyse facile..
Les processus gérables grâce à l'automatisation sont: les travaux d'assemblage, les tâches de gestion de projet, la surveillance de la sécurité, les flux de processus pour le traitement des commandes et la gestion des stocks.
En réduisant le travail manuel sur ces processus, les tâches peuvent être effectuées en douceur et avec peu de risques d'erreurs. Les gens peuvent être affectés à des tâches qui nécessitent un plus grand jugement.
L'objectif est d'obtenir une clarté totale des processus qui se déroulent en dehors des locaux de l'entreprise.
Par exemple, placer des capteurs dans des conteneurs chargés pour suivre leurs mouvements, émettre des alertes lorsque les scellés sont brisés ou lorsque les conditions de température ne sont pas bonnes dans des conteneurs qui transportent des médicaments ou des aliments..
Un client souhaite obtenir un prêt. Par conséquent, l'employé utilise l'automatisation dans le processus d'approbation, en exécutant une analyse financière pour vérifier le crédit du client. Vous pouvez instantanément indiquer au client le montant du prêt, à quel taux d'intérêt et à d'autres conditions.
L'entreprise économise de l'argent, le risque que l'employé prenne une décision incohérente est réduit et le client est satisfait car il reçoit une réponse immédiate.
Cela a été intégré dans les processus commerciaux allant des bons de commande et du traitement des commandes aux approbations budgétaires. Les applications électroniques, les signatures, les approbations et les fichiers sont organisés dans un flux de travail sans papier.
Qu'il s'agisse de faciliter le flux de travail, d'accélérer le travail des travailleurs ou de garantir que le travail est bien fait à chaque fois, l'automatisation des processus aide les entreprises à rester compétitives..
- Le logiciel n'oublie aucune date limite tant que les informations requises sont correctement saisies dans le système.
- L'efficacité est considérablement augmentée car le logiciel fonctionne sans relâche et ne fait aucune erreur.
- L'achèvement du flux de travail attribué s'accélère à mesure que le temps de réponse s'accélère.
De plus, comme le nombre de travailleurs est réduit après la mise en œuvre, l'entreprise peut économiser de l'argent sur les frais généraux. Des travailleurs compétents pourraient être affectés à la résolution de problèmes plus complexes.
Les machines ne font pas d'erreurs. Les actions ne sont jamais retardées, sauf indication contraire. Cela garantit un meilleur respect des statuts existants et une piste d'audit. Il y a moins de risque d'erreur humaine par inadvertance, garantissant ainsi une sortie cohérente du processus.
Il garantit que le coût de réalisation d'un projet diminue. De plus, les travailleurs liés à des emplois répétitifs pourront désormais participer à d'autres projets complexes et de grande valeur.
Une telle division des fonctions peut être bénéfique dans le secteur financier et du travail. Les travailleurs se sentent plus précieux et ont également une plus grande satisfaction.
Une entreprise de transport vise à augmenter son nombre de chauffeurs, sans augmenter le personnel de bureau, en cherchant à augmenter sa productivité.
Le plus gros obstacle est que tout le travail de bureau est effectué manuellement. Les chauffeurs collectent les informations de paiement des clients et suivent également manuellement leurs propres horaires.
Ces informations sont transmises au bureau par téléphone ou par fax, pour être saisies manuellement dans la comptabilité. Ce processus est lent, inefficace et sujet à l'erreur humaine.
Le flux de processus s'est amélioré grâce à son automatisation. La société a attribué aux pilotes des tablettes des logiciels qui:
- Suivez automatiquement le temps de conduite des conducteurs.
- Capturez facilement les informations client.
Ces informations sont automatiquement envoyées au personnel du bureau, se synchronisant ainsi avec le système comptable.
Une entreprise qui développe des systèmes d'information volumineux et complexes travaille avec un partenaire pour construire un système qui facilite les demandes de changement au répertoire d'activités.
Le processus précédent était compliqué, car les données étaient transmises manuellement à travers plusieurs systèmes différents. Bien que le processus ait bien fonctionné, dans des cas particuliers, toute erreur pourrait entraîner des échecs.
En centralisant ce processus avec l'installation d'un seul système, l'entreprise a réduit le processus d'approbation, facilitant ainsi son suivi et évitant les erreurs causées par le non-transfert correct des informations entre les systèmes..
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