Ongle décaissement (comptabilité) En espèces, également appelé paiement en espèces, se réfère au paiement effectué par une entreprise au cours d'une période donnée, telle qu'un mois, un trimestre ou une année. C'est la sortie de trésorerie payée en échange de la fourniture de biens ou de services.
Il comprend non seulement les paiements en espèces (retrait), mais également par chèque ou virement électronique de fonds. Si le paiement est effectué par chèque ou par virement, il y a généralement un délai d'un ou deux jours avant que les fonds soient retirés du compte bancaire de l'entreprise, en raison de la durée de leur traitement..
Les décaissements en espèces sont généralement effectués par le biais du système des comptes fournisseurs. Cependant, les fonds peuvent également être décaissés par le biais du système de paie et de la petite caisse..
Le processus de distribution d'espèces peut être sous-traité à la banque de l'entreprise, afin qu'elle émette les paiements à partir des dates autorisées par la société de paiement en utilisant les fonds du compte courant de l'entité..
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Une dépense représente une sortie de trésorerie. L'activité de paiement entraîne une réduction du solde de trésorerie disponible dans un compte courant.
Un décaissement peut également être effectué pour rembourser de l'argent à un client, ce qui est enregistré comme une réduction des ventes. Un autre type de décaissement est le versement de dividendes aux actionnaires; ceci est enregistré comme une réduction du capital social.
Il existe un grand nombre d'opérations de paiement possibles, parmi lesquelles:
- Salaires payés aux employés.
- Commissions de vente payées aux vendeurs.
- Redevances payées pour l'utilisation de la propriété intellectuelle.
- Paiement des factures fournisseurs.
- Dividendes versés aux actionnaires ou investisseurs.
- Taxes payées à l'État.
Les formes les plus courantes qu'une dépense peut prendre sont les espèces, les chèques, les virements électroniques automatisés, les cartes de débit et les virements électroniques..
Une entreprise utilise des comptes de décaissement pour contrôler l'argent qu'elle utilise pour des dépenses aussi diverses que la paie, les litiges, les pénalités réglementaires, l'entretien du matériel et des fournitures de bureau..
Tout compte sur lequel l'entreprise s'appuie pour surveiller ce qui sort des coffres de l'entreprise est considéré comme un compte de décaissement. Compte tenu de l'importance de ces comptes, il y a beaucoup de réflexion stratégique pour formuler et adopter des procédures de décaissement..
Ces règlements aident les employés à comprendre clairement comment décaisser les fonds, quand le faire, auprès de qui obtenir l'approbation et comment déclarer les éléments..
Un comptable enregistre les transactions et les enregistre dans des grands livres, tels que le grand livre général et le livre des comptes fournisseurs. Chaque enregistrement comprend la date, le nom du bénéficiaire, le montant chargé ou crédité, le mode de paiement, le but du paiement et son effet sur le solde de trésorerie général de l'entreprise..
Les comptes du grand livre dépendent du type d'entreprise. Par exemple, un détaillant effectue des paiements pour les articles en stock, les comptes fournisseurs et les salaires. Un fabricant a des transactions de matières premières et des coûts de production.
Les dépenses en espèces mesurent le montant d'argent qui quitte réellement une entreprise. Ce montant peut être très différent du profit ou de la perte réel de l'entreprise..
Par exemple, si une entreprise utilise la méthode de la comptabilité d'exercice, les dépenses sont déclarées lorsqu'elles sont engagées et non lorsqu'elles sont payées. De même, les revenus sont déclarés lorsqu'ils sont gagnés et non lorsqu'ils sont effectivement perçus..
Cependant, si les revenus ne sont pas collectés aussi rapidement que souhaité, mais que les dépenses sont payées, vous pourriez déclarer un profit mais sans avoir de liquidités pour avoir terminé..
La dépense d'argent fait partie des flux de trésorerie. Si les flux de trésorerie sont négatifs, ce qui signifie que les dépenses sont plus élevées que les revenus, cela peut être un avertissement précoce d'une éventuelle insolvabilité..
Le journal des dépenses est le registre tenu par les comptables de toutes les dépenses financières engagées par une entreprise avant de les publier dans le grand livre..
Les journaux des décaissements remplissent un certain nombre de fonctions, en tant que moyen d'enregistrer l'annulation de l'impôt et la catégorisation des autres dépenses. Tous les achats effectués en espèces sont enregistrés dans le journal des dépenses.
Ce journal est rapproché mensuellement des comptes du grand livre. Ceux-ci sont ensuite utilisés pour créer les états financiers des périodes comptables régulières..
Les journaux sont conservés dans le Logiciel de la comptabilité et contiendra les informations de base suivantes: date de décaissement, numéro de chèque, type de transaction, montant, bénéficiaire et note.
Le responsable du journal doit être très méticuleux et conscient de chaque transaction afin de maintenir le journal correctement. Il est également recommandé de mettre en place des contrôles internes afin que l'argent ne soit pas détourné ou détourné..
Ces contrôles internes pourraient consister à vérifier des dépenses importantes ou à surveiller des systèmes de paiement particuliers pour détecter des activités inhabituelles..
Au-delà de son utilisation pour les écritures du grand livre dans la préparation des états financiers d'une entreprise, le journal des dépenses peut fournir des informations aux propriétaires sur les activités de traitement des espèces..
Parmi les informations remarquables présentées par ledit journal, il est souligné combien a été alloué à l'inventaire de ce mois, combien est venu pour les salaires, combien pour les baux, combien pour les services externes, entre autres aspects. Le journal devient une bonne ressource pour guider les futures décisions de distribution d'espèces.
Un exemple de dépense est lorsqu'un avocat d'entreprise, lors de la préparation d'un dossier, effectue des paiements à des tiers pour des frais juridiques ou médicaux, des enquêtes privées, l'envoi de documents ou de rapports d'expert..
Les décaissements peuvent être coûteux dans les cas impliquant des rapports d'experts pour l'établissement de preuves, en particulier dans les cas de blessures corporelles, lorsque les blessures graves ont des effets à long terme et doivent être évaluées immédiatement.
Ces rapports vous permettent de déterminer plus précisément les pertes des clients et de mieux comprendre les dommages réclamés. L'avocat informe le client et la compagnie d'assurance avant d'engager des frais de dépenses élevés. Le client doit rembourser l'avocat.
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