La boîte générale est un livre auxiliaire dans lequel sont stockés tous les reçus de caisse et les transactions de paiement, y compris les dépôts bancaires et les retraits. C'est la principale source d'informations liées à la trésorerie d'une entreprise.
Les entreprises divisent la trésorerie générale en deux segments: le journal des décaissements de trésorerie, où tous les paiements en espèces sont enregistrés, tels que les dépenses d'exploitation et les comptes créditeurs, et le journal des entrées de trésorerie, où toutes les entrées de trésorerie sont enregistrées, telles que les ventes au comptant et les comptes débiteurs..
Une entreprise utilise la caisse enregistreuse générale pour garder une trace des divers encaissements et paiements qui transitent par une entreprise.
Les informations de la caisse enregistreuse générale sont périodiquement enregistrées dans le grand livre général. Comparé régulièrement aux relevés bancaires par un rapprochement bancaire, pour s'assurer que les informations contenues dans le livre sont correctes.
S'il n'est pas correct, une écriture d'ajustement est effectuée pour mettre la boîte générale en conformité avec les informations bancaires.
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Les activités économiques de toute entreprise impliquent une entrée et une sortie régulières de trésorerie et d'équivalents de trésorerie. Le fonds général aide la direction d'une entreprise à déterminer combien d'argent l'entreprise dispose à un moment donné.
Grâce à ces informations, l'entreprise peut montrer son état des flux de trésorerie aux prêteurs et ainsi s'assurer qu'elle relève efficacement le défi concurrentiel..
Les flux de trésorerie sont concentrés sur l'argent que l'entreprise dépense pour les activités d'investissement, d'exploitation et de financement..
Dans les entreprises qui gèrent un grand nombre d'opérations de débit et de crédit en espèces, la trésorerie générale remplace un compte de trésorerie distinct dans le grand livre de l'entreprise..
Les entreprises avec moins de paiements en espèces et de reçus peuvent ne pas avoir besoin d'un caissier général et choisir d'utiliser un seul compte de caisse.
La case générale est utilisée pour enregistrer les reçus et les paiements en espèces. Fonctionne comme un livre d'aide.
Les écritures liées à l'encaissement et au paiement sont d'abord enregistrées dans la caisse enregistreuse générale, puis enregistrées dans les comptes du grand livre correspondants..
En outre, la trésorerie générale remplace le compte de trésorerie dans le grand livre. Si une boîte générale est correctement entretenue, il n'est pas nécessaire d'ouvrir un compte de caisse dans le grand livre..
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une entreprise peut enregistrer des transactions en utilisant une caisse générale au lieu d'un compte de caisse..
- Les soldes de trésorerie quotidiens sont faciles d'accès.
- Les erreurs peuvent être facilement détectées grâce à la vérification.
- Les écritures sont mises à jour, car le solde est vérifié quotidiennement.
Dans le contexte commercial, des politiques de sécurité de trésorerie sont adoptées, en particulier celles liées à la vérification de la trésorerie générale, pour encourager un reporting précis et prévenir le vol d'actifs.
Vous ne devriez jamais mettre l'argent reçu dans la petite caisse. Provoquera des erreurs et de la confusion dans les registres comptables.
Tout l'argent entrant dans l'entreprise doit être rapidement déposé à la banque et consigné dans les registres avant d'être à nouveau payé. Sinon, cela peut être déroutant lors du rapprochement du solde de trésorerie.
L'émission correcte des reçus aide à protéger l'entreprise contre le fait que quelqu'un empoche l'argent au lieu de le déposer. Les reçus doivent être pré-numérotés avec duplicata.
Parfois, il n'est pas possible d'obtenir des reçus. Par exemple, lors de l'achat d'articles sur un marché.
Dans ce cas, le coût de chaque transaction doit être noté immédiatement afin de ne pas oublier les montants. Ils peuvent ensuite être transférés sur un reçu de caisse pour qu'un gestionnaire autorise.
Avoir de l'argent au bureau est tentant. Plusieurs fois, une fraude commence de cette façon.
Les espèces doivent être déposées rapidement à la banque. Au plus, dans les trois jours suivant la réception.
Pour protéger les personnes qui manipulent de l'argent, il devrait toujours y avoir deux personnes présentes lors de l'ouverture des caisses, des enveloppes et d'autres sources d'argent. Les deux personnes doivent compter l'argent et signer également le reçu.
La boîte ne doit être utilisée pour effectuer des paiements que lorsque les autres méthodes sont impossibles. Idéalement, configurez des comptes fournisseurs pour payer les factures par chèque ou virement bancaire.
L'avantage du paiement par chèque est qu'un jeu d'enregistrements supplémentaire est produit sous la forme d'un relevé bancaire. En outre, il garantit que seules les personnes autorisées effectuent des paiements, ce qui réduit les risques de vol ou de fraude..
La caisse enregistreuse générale est généralement subdivisée en un journal des reçus de caisse et un journal des décaissements en cas de grand nombre de transactions..
Dans une petite entreprise, avec moins de volume transactionnel lié à la trésorerie, toutes les transactions en espèces sont enregistrées dans une seule case générale.
Les transactions en espèces passent par différentes phases avant de se terminer par un rapport de liquidité. En général, les entrées et sorties d'argent sont enregistrées en débitant et en créditant le compte de caisse..
Par exemple, les recouvrements des clients sont comptabilisés en débitant le compte de caisse et en créditant le compte des comptes clients du client. Les informations de la case générale sont saisies par ordre chronologique, afin de faciliter la recherche de transactions.
Les entrées de trésorerie sont ensuite entrées dans la balance de vérification, ce qui aide les comptables à vérifier que le total des crédits est égal au total des débits..
La troisième étape du processus d'information financière conduit à la divulgation de la trésorerie au bilan de l'entreprise..
La première écriture générale de trésorerie est le solde d'ouverture au début d'une période comptable. Chaque entrée doit contenir une date, une note sur la dépense ou le reçu et le montant total de la transaction.
Les opérations générales en espèces doivent également être transférées aux comptes ou titres correspondants dans le grand livre général..
Par exemple, les paiements reçus en espèces pour des services rendus sont répertoriés dans la section «Actif» du grand livre général..
Les menues dépenses pour les fournitures et autres articles commerciaux sont inscrites comme dépenses.
Une entreprise doit réconcilier la trésorerie générale avec les relevés bancaires mensuels reçus de l'institution financière et tenir compte des écarts de fonds.
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