La gestion administrative C'est l'ensemble des formes, des actions et des mécanismes qui permettent d'utiliser les ressources humaines, matérielles et financières d'une entreprise, afin d'atteindre l'objectif proposé. Il repose sur quatre principes fondamentaux; l'ordre est le premier, selon que chaque travailleur doit occuper le poste pour lequel il est formé.
Le manque d'ordre conduit à un travail moins efficace et à une mauvaise utilisation des ressources. Le deuxième principe est la discipline; au sein de la discipline de gestion administrative est un aspect important, car les normes et les règles doivent être observées et respectées par tous.
Le troisième principe est l'unité de commandement. Le salarié doit savoir à qui il rend compte de son travail et de qui il recevra des commandes, pour éviter les messages erronés qui nuisent à la qualité du travail. Enfin, favoriser et valoriser l'initiative chez le personnel est essentiel pour motiver; Cela aura un impact positif sur l'environnement de travail et la réalisation des objectifs..
La gestion administrative est essentielle pour l'organisation, car elle constitue la base sur laquelle les propres tâches du groupe seront effectuées, formant également un réseau visant à atteindre les objectifs commerciaux..
Index des articles
Les processus de gestion doivent être exécutés correctement afin que des performances efficaces soient effectuées dans chacune des fonctions administratives.
Celles-ci devraient inclure la planification, l'organisation, la direction et le contrôle, le tout tournant en fonction de la réalisation des objectifs..
Il fait référence à la sélection, à la formation, au placement et à la rémunération du personnel. La réalisation des objectifs de l'organisation dépend de la capacité à disposer du personnel approprié, pour lequel l'intérêt de répondre aux besoins des employés doit être maintenu et, en même temps, être fidèle à l'organisation..
Les actifs d'une organisation doivent être protégés contre les abus, les pertes ou les dommages causés par le vol, l'incendie ou tout autre moyen.
Pour cette raison, il est nécessaire de tenir un registre adéquat pour chaque type d'actif, en tenant le personnel responsable de son utilisation correcte et de sa sauvegarde..
L'une des fonctions importantes de la gestion administrative est l'établissement et le maintien de diverses voies de communication entre l'organisation et son public concerné (clients, actionnaires, employés, fournisseurs, consommateurs)..
Pour une exécution stable et ininterrompue du travail administratif, des systèmes et des procédures de routine définis doivent être élaborés. Ceci est motivé par la nature de l'interdépendance et de la corrélation entre les tâches spécifiques de chaque département..
Dans chaque département, il y a un besoin d'immobilisations adéquates pour avoir une performance efficace et économique des travaux qui y sont effectués. Par conséquent, une procédure standard doit être suivie pour la sélection et l'achat de chaque type d'immobilisation requis..
Un aspect important est d'effectuer une détection et une évaluation du besoin réel de l'actif, évitant ainsi les dépenses inutiles qui affectent les finances de l'entreprise..
Étant donné que le travail administratif présente des caractéristiques particulières, les formulaires utilisés doivent être conçus de manière à fournir les informations requises de manière adéquate..
Il est du devoir de l'administration de concevoir ces formulaires et d'essayer de normaliser leur utilisation, afin de réduire les coûts..
Ces articles doivent répondre aux besoins des utilisateurs, car ils affecteront l'exécution systématique et rapide du travail effectué..
Par conséquent, il est important d'assurer la standardisation, la sélection et l'achat de ces intrants, ainsi que leur distribution à d'autres départements, si nécessaire.
La planification est la pierre angulaire de ce processus, puisque les actions suivantes en découleront. Pour mener à bien un processus efficace, il est nécessaire de prendre en compte les éléments suivants:
- Avoir des objectifs clairs.
- Etudier l'environnement dans lequel les travaux seront réalisés.
- Identifier et attribuer les tâches qui aideront à atteindre les objectifs.
- Réaliser un plan complet de réalisations, en mettant en évidence les éléments créatifs qui aident à mener à bien le travail de manière efficace.
- Déterminer les politiques, méthodes et procédures requises pour l'exécution des travaux.
- Créer des systèmes d'alerte permettant d'anticiper les actions contre les problèmes futurs.
- Actualiser en permanence les plans en tenant compte des résultats des contrôles exercés sur eux.
Pour réussir, toutes les ressources humaines, financières et matérielles liées au travail à réaliser doivent être coordonnées..
Cela implique l'établissement d'un ensemble de règles et d'affectations de tâches qui doivent être strictement suivies par les personnes impliquées. Certaines de ces activités sont:
- Diviser le travail en tenant compte des unités d'opération.
- Regrouper les tâches par tâches.
- Structurer les unités opérationnelles avec des critères de gérabilité et d'affinité du travail.
- Sélectionner le personnel possédant les compétences requises pour un poste particulier.
- Etablir des ajustements dans les activités réalisées, en fonction des résultats de leur contrôle..
Pour se conformer aux stratégies planifiées et organisées, il est nécessaire de prendre les actions qui les initient et leur donnent une continuité..
Parmi ces mesures figurent celles de diriger l'activité et de favoriser le développement de l'employé sur le lieu de travail et personnel, afin que cette motivation se traduise par la réalisation efficace de l'objectif. Ces stratégies peuvent être:
- Guider et encourager le groupe à atteindre l'objectif.
- Établir une communication directe, ouverte et transparente avec chacune des personnes impliquées, directement ou indirectement, au travail.
- Développer le potentiel de chaque membre.
- Créer des incitations pour les employés qui excellent dans certains critères préétablis, tels que la créativité, la rapidité de réalisation, entre autres.
- Mettre en place des mécanismes constants d'évaluation du processus d'exécution, afin de rectifier les actions si nécessaire.
Il est important de mettre en œuvre des stratégies pour vérifier que ce qui est planifié, organisé et exécuté progresse de manière satisfaisante et efficace vers la réalisation de l'objectif.
Cela permettra de prendre des décisions pour remplacer des activités ou réorienter le processus, lui permettant d'être optimisé. Voici quelques-unes des actions à suivre:
- Etablir des comparaisons des résultats avec les plans généraux de l'entreprise.
- Évaluer le produit du travail, sur la base des normes de performance du même.
- Rendre publics les moyens à utiliser dans les mesures.
- Communiquer les suggestions au personnel responsable, afin de corriger les actions nécessaires.
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