Les principes du contrôle administratif les règles générales à respecter pour analyser si les actions sont menées comme prévu et prendre les mesures correctives nécessaires pour confirmer la planification.
Gérer signifie essayer d'utiliser au mieux les ressources disponibles pour atteindre l'objectif commercial. Par conséquent, l'administration comprend toutes les opérations de l'entreprise.
Les contrôles administratifs sont l'ensemble des procédures nécessaires à l'efficacité administrative et économique. En tant que partie intégrante du système de contrôle interne d'une organisation, son objectif est d'assurer la mise en œuvre complète et en temps opportun des politiques et des plans de la direction..
Certains exemples de contrôles administratifs comprennent les changements de procédure, la formation des employés et l'installation de panneaux d'avertissement..
Les principes de base du contrôle administratif peuvent être regroupés en onze catégories, reflétant son objectif et sa nature, sa structure et son processus. Ces principes de contrôle administratif sont détaillés ci-dessous.
L'objectif fondamental du contrôle administratif est la réalisation des objectifs. Cela se fait en détectant les failles dans les plans.
Les écarts potentiels ou réels par rapport aux plans doivent être suffisamment détectés pour permettre une action corrective efficace.
Un système de contrôle administratif doit détecter et mettre en évidence les causes des écarts par rapport aux plans avec le minimum de coûts possibles.
Le principe d'efficacité est particulièrement important dans le contrôle, car les techniques ont tendance à être coûteuses et encombrantes..
Un gestionnaire peut être tellement absorbé par le contrôle qu'il peut dépenser plus que nécessaire pour détecter un écart. Les contrôles qui interfèrent gravement avec l'autorité des subordonnés ou avec la motivation de ceux qui exécutent les plans sont inefficaces.
La responsabilité principale de l'exercice du contrôle incombe au gestionnaire en charge de l'exécution des plans. Leur responsabilité ne peut être abrogée ou annulée sans changer la structure de l'organisation..
La responsabilité du contrôle doit être confiée à des personnes spécifiques à chaque étape de l'opération.
Ce principe simple clarifie le rôle rarement compris des contrôleurs et des unités de contrôle..
Ces agences agissent comme un service qui fournit des informations de contrôle. Cependant, ils ne peuvent pas exercer de contrôle à moins qu'ils ne reçoivent l'autorité de gestion et la responsabilité des choses contrôlées..
Le contrôle, comme la planification, doit être tourné vers l'avenir et préventif. Ce principe a souvent été négligé, en grande partie parce que le contrôle s'est davantage appuyé sur des données statistiques et comptables que sur des prévisions et des projections..
Bien que les prévisions ne soient pas exactes, elles sont meilleures que les archives historiques. Idéalement, un système de contrôle devrait fournir une rétroaction instantanée pour corriger les écarts par rapport aux performances souhaitées dès qu'ils se produisent..
Si cela n'est pas possible, le contrôle doit être basé sur les prévisions, afin d'anticiper les écarts dans le temps. Il faut accorder plus d'attention à la prévention des carences qu'à y remédier après leur apparition.
Par exemple, les prévisions de trésorerie permettent de maintenir la solvabilité des entreprises, d'anticiper les pénuries de trésorerie et de les prévenir..
La grande majorité des contrôles utilisés aujourd'hui sont basés sur le fait que les humains font des erreurs. Souvent utilisé comme contrôle indirect pour détecter les erreurs, souvent après coup.
Dans la mesure du possible, des contrôles directs visant à éviter les erreurs devraient être utilisés. L'amélioration de la qualité des gestionnaires peut minimiser le besoin de contrôles indirects. Les managers de qualité font très peu d'erreurs et exercent toutes leurs fonctions au mieux.
Le contrôle consiste à s'assurer que les plans sont exécutés efficacement. Par conséquent, les techniques de contrôle doivent refléter la nature et la structure spécifiques des plans..
Plus les plans de l'organisation sont clairs et complets et plus les contrôles sont conçus pour refléter ces plans, plus les contrôles seront efficaces pour répondre aux besoins..
Par exemple, le contrôle des coûts doit être basé sur les coûts planifiés d'un type défini et spécifique.
Les données de rétroaction doivent d'abord être rapportées au bas de la pyramide; c'est-à-dire aux superviseurs et même au personnel opérationnel qui sont aux niveaux les plus bas.
Cela donnera aux employés la possibilité de contrôler leurs propres situations, ainsi que d'accélérer les actions correctives..
Un système de contrôle administratif est conforme au domaine de l'autorité administrative et devrait refléter la structure de l'organisation..
Lorsque le système de contrôle administratif est adapté à la structure de l'organisation, il détermine la responsabilité de l'action et facilite la correction de l'écart des plans.
De même, les informations permettant d'évaluer les performances par rapport aux plans doivent être adaptées à la position du gestionnaire qui les utilisera. En d'autres termes, tous les chiffres et rapports utilisés à des fins de contrôle doivent être en termes d'organisation..
Les contrôles deviennent efficaces lorsqu'ils sont cohérents avec le poste, la responsabilité opérationnelle, la compétence et les besoins de la personne concernée..
La portée et les informations détaillées requises varient selon le niveau et le rôle de la direction.
De même, différents gestionnaires préfèrent différentes formes et unités de communication d'informations. Par conséquent, les contrôles doivent répondre aux exigences individuelles de chaque gestionnaire..
Toutes les opérations ont certains points vulnérables ou critiques. Ce sont ceux qui posent le plus de problèmes et conduisent à de grands écarts.
Un gestionnaire, tout en exerçant un contrôle, doit se concentrer sur les facteurs qui sont essentiels à l'évaluation de la performance.
Il serait inutile et peu économique pour un gestionnaire de vérifier chaque détail de la performance. Par conséquent, vous devez concentrer votre attention sur les points de performance critiques.
Le contrôle s'avère être une perte de temps si aucune action corrective n'est entreprise. Les actions correctives peuvent inclure la refonte des plans, la réorganisation, le remplacement ou la formation d'un subordonné, la motivation du personnel, etc..
Le contrôle n'est justifié que lorsque les écarts indiqués par rapport aux plans sont corrigés grâce à une planification, une organisation, une dotation en personnel et une direction appropriées..
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