La réingénierie des processus est une stratégie de gestion d'entreprise qui se concentre sur l'analyse des flux de travail et des processus d'affaires d'une organisation, afin d'obtenir des améliorations substantielles de ses performances, de sa productivité et de sa qualité.
C'est la pratique de repenser et de repenser la façon dont le travail est effectué, afin de mieux soutenir la mission d'une organisation et de réduire les coûts. Le processus métier fait référence à l'ensemble des tâches ou activités interconnectées effectuées pour atteindre un résultat spécifique.
Cela commence par une évaluation de haut niveau de la mission, des objectifs stratégiques et des besoins des clients de l'organisation. Des questions fondamentales sont posées, telles que la mission doit-elle être redéfinie? Les objectifs stratégiques sont-ils alignés sur la mission? Qui sont les clients?
Une entreprise peut constater qu'elle fonctionne selon des hypothèses discutables, notamment en ce qui concerne les besoins et les désirs de ses clients. Ce n'est qu'après que l'organisation a reconsidéré ce qu'elle devrait faire qu'elle décide de la meilleure façon de le faire.
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Dans le cadre de l'évaluation de base de la mission et des objectifs, la réingénierie se concentre sur les processus, les étapes et les procédures de l'organisation qui régissent la façon dont les ressources sont utilisées pour créer des produits et services qui répondent aux besoins des clients ou à des marchés particuliers..
La réingénierie identifie, analyse et redéfinit les processus métier de base d'une organisation dans le but d'améliorer considérablement les mesures de performances critiques telles que le coût, la qualité, le service et la vitesse..
La technologie de l'information est perçue comme un outil permettant de créer de nouvelles formes d'organisation et de collaboration, plutôt que de soutenir les fonctions commerciales existantes.
La réingénierie des processus tire son existence de différentes disciplines, et quatre domaines principaux peuvent être identifiés, qui sont susceptibles de changer: l'organisation, la technologie, la stratégie et les personnes. Une vue de processus est utilisée comme cadre commun pour prendre en compte ces domaines.
Il existe trois types différents de réingénierie de processus que toute entreprise peut démarrer:
Ce type de réingénierie peut conduire une entreprise à des réductions extraordinaires des coûts de processus qui ne sont pas fondamentaux, soit en modifiant radicalement ces processus, soit même en les éliminant complètement..
Cela va bien au-delà de ce qui peut être réalisé avec les efforts habituels de réduction des coûts.
Avec l'effort de ce type de réingénierie, il cherche à se plonger dans les principaux processus produits dans l'entreprise.
L'objectif est de devenir le meilleur de sa catégorie, à un niveau de classe mondiale, tout en atteignant l'équivalence concurrentielle avec les entreprises qui, dans le passé, ont établi les règles et établi les normes de l'industrie..
Ce type de réingénierie vise à localiser et à réaliser des points d'innovation radicaux, à modifier les règles existantes et à établir une nouvelle définition du meilleur de sa catégorie pour toutes les entreprises qui tentent de le devenir..
Le modèle se concentre sur l'élément de changement des personnes, en particulier sur la façon de s'assurer que les employés impliqués soutiennent et croient au changement..
Après cela, le modèle se déplace pour examiner la dimension commerciale, en se concentrant sur l'identification du besoin de changement, les objectifs à atteindre, la manière dont ces objectifs seront atteints et l'échelle de temps dans laquelle il sera réalisé..
Les dimensions commerciales et personnelles doivent être prises en compte avec diligence afin de mettre en œuvre une stratégie de changement réussie. Il y a cinq étapes clés pour assurer le soutien des employés.
Les employés doivent savoir exactement quel changement est en cours et pourquoi il est nécessaire. Si les employés ne sont pas conscients de ces choses, ils peuvent perdre leur motivation et leur direction au sein de la stratégie..
La direction a un rôle crucial à jouer pour s'assurer que les employés sont pleinement conscients de chaque élément du processus de changement.
Le soutien à la stratégie de changement doit venir naturellement des employés. Au lieu de forcer les employés à changer, les inclure dans la vision et le développement du projet assurera leur soutien au résultat final..
La réingénierie entraînera probablement un changement dans la routine et les compétences des employés, ainsi qu'un changement général dans l'organisation..
Pour cette raison, les collaborateurs doivent être pleinement accompagnés pour acquérir et développer ces compétences..
Ces connaissances doivent être développées, mais elles ne peuvent se produire que si les individus possèdent les compétences nécessaires..
Le processus de changement et les récompenses pour les personnes qui changent leurs méthodes devraient être renforcés après le changement. Cela garantit que les employés résistent à la tentation de retomber dans leurs vieilles habitudes..
La principale force du modèle est qu'il se concentre sur la transition et non sur le changement. La différence entre ceux-ci est subtile, mais importante.
Le changement est quelque chose qui arrive aux gens, même s'ils ne sont pas d'accord avec lui. D'un autre côté, la transition est ce qui se passe dans l'esprit des gens à mesure qu'ils traversent le changement..
Le changement peut se produire très rapidement, tandis que la transition se produit généralement plus lentement.
Le modèle met en évidence trois étapes de transition que les gens traversent lorsqu'ils vivent un changement. Ceux-ci sont:
- Résiliation, perte et lâcher prise.
- Zone neutre.
- Nouveau départ.
Bridges dit que les gens traversent chaque étape à leur propre rythme. Par exemple, ceux qui sont à l'aise avec le changement passeront probablement rapidement à la troisième étape, tandis que d'autres resteront dans la première ou la deuxième étape..
La réingénierie des processus métier n'est pas une tâche facile. À moins que chaque phase ne soit terminée avec succès, les tentatives de modification peuvent échouer.
Une enquête doit être menée. Quels processus pourraient ne pas fonctionner? La concurrence est-elle meilleure ou pire que l'entreprise à certains égards?
Une fois que toutes les informations sont disponibles, un plan très complet doit être élaboré, avec la participation des responsables des différents départements..
La direction devra jouer le rôle de vendeur. Vous devrez transmettre la vision globale du changement et montrer comment il affectera positivement même les employés les moins qualifiés..
Comme pour tout autre projet, la réingénierie des processus nécessite une équipe de personnes hautement qualifiées et motivées qui réaliseront les étapes nécessaires. Dans la plupart des cas, l'équipe se compose de:
Lorsqu'il s'agit de faire un changement majeur, vous avez besoin de la supervision d'une personne qui peut prendre les décisions et qui contacter directement.
Il faudra quelqu'un qui connaît les complications du processus. Là, le directeur des opérations intervient, ayant travaillé avec les processus et pouvant apporter sa vaste connaissance.
Les bons ingénieurs seront nécessaires. Les processus de réingénierie peuvent nécessiter une expertise dans plusieurs domaines différents, de l'informatique à la fabrication..
Les KPI corrects doivent être définis. Les KPI varient généralement en fonction du processus optimisé.
Ensuite, les processus doivent être suivis individuellement. Le moyen le plus simple d'y parvenir est de cartographier vos processus métier..
C'est beaucoup plus facile si vous avez tout écrit étape par étape. C'est là que le responsable opérationnel est utile, car il facilite la définition et l'analyse des processus..
La manière la plus simple de travailler avec les processus consiste à utiliser des organigrammes. Prenez un crayon et du papier et notez les processus étape par étape.
Si vous avez plus de connaissances en technologie, l'utilisation de logiciels pour l'analyse de processus peut tout rendre beaucoup plus facile.
À ce stade, il n'y a pas grand chose à ajouter. Ce qu'il faut maintenant faire, c'est continuer à mettre les théories en pratique et voir comment les KPI sont maintenus.
Si les KPI montrent que la nouvelle solution fonctionne mieux, vous pouvez commencer à faire évoluer la solution lentement, en la mettant en action dans de plus en plus de processus métier..
Dans les années 80, l'industrie automobile américaine traversait une récession. Cherchant à réduire les coûts, Ford a décidé d'analyser en profondeur les processus commerciaux de certains de ses départements, en essayant de trouver des processus inefficaces..
Ils ont remarqué que plus de 500 personnes travaillaient au service de la comptabilité. A titre de comparaison, une centaine de personnes travaillaient dans le même département chez son concurrent Mazda.
Malgré le fait que Ford était une plus grande entreprise, elle s'est fixé un objectif mesurable qui était de réduire le nombre d'employés dans ce département à seulement 200 personnes..
Ils ont lancé une initiative de réingénierie des processus pour découvrir pourquoi le ministère comptait autant d'employés. Ils ont analysé le système actuel et ont constaté qu'il fonctionnait comme suit:
- Lorsque le service des achats rédigeait un bon de commande, il en envoyait une copie au service des comptes fournisseurs.
- Ensuite, le service de contrôle des matériaux a reçu la marchandise et a envoyé une copie du document relatif aux comptes fournisseurs..
- Dans le même temps, le fournisseur a envoyé un reçu pour les marchandises livrées aux comptes fournisseurs..
Le commis aux comptes fournisseurs devait faire correspondre les trois commandes et, en les faisant correspondre, il émettait le paiement manuellement. Ce processus a nécessité beaucoup de main-d'œuvre dans le département.
Au lieu de faire des changements mineurs, Ford a développé un processus entièrement nouveau. Les technologies de l'information ont joué un rôle important dans ce nouveau processus.
Ils ont développé une base de données à laquelle une notification était envoyée lorsque le service des achats avait passé une commande.
Lorsque les matériaux ont été livrés, un employé de l'entrepôt les a saisis dans l'ordinateur. De cette façon, vous pouvez vérifier immédiatement si les matériaux livrés étaient en ordre, afin qu'ils soient payés automatiquement plus tard.
De cette façon, il a été complètement éliminé que les employés des comptes fournisseurs cherchaient à faire correspondre les commandes, réduisant le nombre d'employés administratifs de 75%..
Taco Bell a reconstruit son activité en se concentrant davantage sur l'aspect service et en centralisant sa zone de fabrication.
Avec la création du programme K-Minus, la viande, le maïs, les haricots, la laitue, le fromage et les tomates pour leurs restaurants étaient désormais préparés à l'extérieur du restaurant. Dans les restaurants, ces ingrédients préparés n'étaient assemblés que lorsqu'un client les demandait.
Certains des succès de cette nouvelle façon de travailler ont été une motivation accrue des employés, un meilleur contrôle de la qualité, moins d'accidents, de plus grandes économies et plus de temps pour se concentrer sur le service client..
La réingénierie des processus réduit les coûts et les temps de cycle en éliminant les activités improductives et les employés qui les exécutent.
La réorganisation de l'équipe réduit le besoin de différents niveaux de gestion, accélère les flux d'informations, élimine les erreurs et les retouches causées par de multiples transferts.
La réingénierie des processus améliore la qualité en réduisant la fragmentation du travail et en établissant une appropriation claire des processus.
Les travailleurs assument la responsabilité de leur production et peuvent mesurer leurs performances sur la base d'un retour rapide.
L'objectif de la réingénierie des processus est de moderniser les processus obsolètes et produit souvent des résultats qui permettent de gagner du temps. Par exemple, l'organisation peut découvrir qu'un certain processus peut être exécuté par deux employés au lieu de quatre..
En passant de la tâche à l'orientation processus, l'accent est mis sur le client. Cela présente l'avantage que tous les processus non pertinents sont rapidement mis en avant, après quoi ils peuvent être facilement supprimés ou modifiés..
En règle générale, les changements apportés par une organisation ne sont visibles que progressivement. Cependant, pour rester compétitif et répondre aux besoins des clients, vous devez agir de manière appropriée.
Avec la réingénierie des processus, des changements radicaux sont mis en œuvre dans un laps de temps relativement court.
Certains travailleurs peuvent ne pas s'adapter aux changements et les nouveaux gestionnaires peuvent être débordés. Les autres travailleurs deviendront obsolètes si leur rôle principal est supprimé dans le cadre de la révision du processus.
Si un employé apprend lundi matin que sa description de poste complète a été modifiée, cela peut sembler angoissant..
C'est pourquoi il est très important que les changements mis en œuvre soient bien communiqués à l'employé..
La réingénierie des processus nécessite généralement des investissements, en particulier dans la technologie. Méthodes obsolètes, telles que l'exécution manuelle d'une tâche, le visage étant remplacé par des programmes informatiques.
Les programmes améliorent l'efficacité et réduisent les erreurs, mais l'entreprise doit investir dans les logiciels et la formation, une option coûteuse pour les entreprises qui cherchent à réduire leurs dépenses immédiatement..
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