le contrôle comptable interne englobe les méthodes mises en œuvre par une entreprise pour garantir l'intégrité des informations financières et comptables, répondre aux objectifs opérationnels et de rentabilité et véhiculer les politiques de gestion dans toute l'organisation. Celles-ci se chevauchent avec les procédures d'exploitation normales d'une entreprise.
Ce chevauchement vise à protéger les actifs, à minimiser les erreurs et à garantir que les opérations sont effectuées de manière approuvée. Il n'existe pas de système de contrôle interne identique, mais de nombreuses philosophies de contrôle concernant l'intégrité financière et les pratiques comptables sont devenues des pratiques de gestion standard..
Le contrôle interne a un prix, à savoir que les activités de contrôle ralentissent souvent le flux naturel des processus d'une entreprise, ce qui peut réduire son efficacité globale. Un concept clé est que même le système de contrôle interne le plus complet n'élimine pas complètement le risque de fraude ou d'erreur..
Il y aura toujours des incidents, généralement dus à des circonstances imprévues ou à des efforts trop déterminés de la part d'une personne qui souhaite commettre une fraude..
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La séparation des tâches implique le partage de la responsabilité de la comptabilité, des dépôts, des rapports et de l'audit. Les tâches supplémentaires sont séparées, il y a moins de chance qu'un seul employé commette des actes frauduleux.
Pour les petites entreprises qui ne comptent que quelques employés comptables, le partage des responsabilités entre deux personnes ou plus ou la nécessité de revoir des tâches critiques par des collègues peut servir le même objectif..
Le contrôle de l'accès à différentes parties d'un système comptable par le biais de mots de passe, de verrous et de journaux d'accès électroniques peut empêcher les utilisateurs non autorisés d'accéder au système, tout en fournissant également un moyen d'auditer l'utilisation du système pour identifier la source des erreurs ou des écarts..
Les audits physiques comprennent le comptage manuel de la trésorerie et de tous les actifs physiques enregistrés dans le système comptable; par exemple, inventaires, matériaux et outils.
Le comptage physique peut révéler des écarts bien cachés dans les soldes des comptes, qui sont négligés dans les enregistrements électroniques.
Le comptage d'espèces aux points de vente peut se faire quotidiennement voire plusieurs fois par jour. Les projets de plus grande envergure, tels que le comptage manuel des stocks, doivent être réalisés moins fréquemment, peut-être tous les trimestres.
La normalisation des documents utilisés pour les transactions financières - comme les factures, les demandes internes de matériel, les reçus d'inventaire et les rapports de frais de déplacement - peut aider à maintenir l'uniformité de la tenue des registres au fil du temps..
L'utilisation de formats de document standard peut faciliter l'examen des enregistrements du passé lors de la recherche de la source de toute anomalie dans le système. Le manque de standardisation peut faire en sorte que des éléments soient négligés ou mal interprétés dans un tel examen.
L'utilisation d'un système de comptabilité en partie double ajoute de la fiabilité en s'assurant que les livres sont toujours équilibrés. Même dans ce cas, des erreurs peuvent entraîner un déséquilibre du système à tout moment..
Le calcul des balances de vérification quotidiennes ou hebdomadaires peut fournir des informations périodiques sur la santé du système. Cela permet de découvrir et d'étudier les écarts dans les plus brefs délais.
Les rapprochements comptables peuvent garantir que les soldes du système comptable coïncident avec les soldes des comptes d'autres entités, telles que les banques, les fournisseurs et les clients créditeurs..
Par exemple, un rapprochement bancaire consiste à comparer les soldes de trésorerie et les enregistrements des dépôts et des encaissements entre le système comptable et les relevés bancaires..
Les différences entre ces types de comptes compagnons peuvent révéler des erreurs ou des écarts dans les comptes eux-mêmes. Ils peuvent également montrer que les erreurs peuvent provenir des autres entités.
Exiger des gestionnaires spécifiques pour autoriser certains types de transactions peut ajouter une couche de responsabilité aux registres comptables. Cela montre que les transactions ont été consultées, analysées et approuvées par les autorités compétentes..
Exiger une approbation pour effectuer des dépenses et des paiements importants empêche les employés sans scrupules d'exécuter de grandes transactions frauduleuses avec les fonds de l'entreprise.
Des contrôles internes bien conçus protègent les actifs contre les pertes. La perte pourrait être une perte accidentelle, résultant d'erreurs honnêtes commises par des personnes. Il peut également s'agir d'une perte intentionnelle, résultant d'activités frauduleuses intentionnelles.
Les contrôles internes garantissent que la direction dispose d'informations exactes, opportunes et complètes - y compris les registres comptables - pour planifier, contrôler et rendre compte des opérations commerciales.
Les contrôles internes permettent de garantir que l'entreprise se conforme aux nombreuses lois et réglementations nationales, étatiques et locales qui affectent les opérations commerciales..
Les contrôles internes fournissent un environnement dans lequel les gestionnaires et le personnel peuvent maximiser l'efficience et l'efficacité des opérations.
Le système de contrôles internes fournit un mécanisme permettant à la direction de surveiller la réalisation des buts et objectifs opérationnels..
Les actifs liquides ont toujours besoin de plus de protection que les actifs illiquides, car ils sont plus faciles à voler; par exemple, prenez de l'argent.
L'argent liquide est l'actif le plus liquide et peut être facilement volé par tout employé qui le gère. Pour protéger la trésorerie de l'entreprise, c'est que des contrôles internes spéciaux sont mis en place.
Le contrôle interne de la séparation des tâches est souvent utilisé avec des espèces. Ce contrôle exige que la personne qui reçoit l'argent liquide du client et la personne qui enregistre l'encaissement dans le système comptable ne soient jamais le même employé..
En effet, certains systèmes de contrôle interne vont encore plus loin et obligent un employé à collecter l'argent liquide, un autre à le déposer à la banque et un autre à l'enregistrer dans le système comptable..
En segmentant les tâches de chaque employé, aucune personne seule ne peut collecter l'argent, le déposer et enregistrer la vente dans la comptabilité. Cela évite la fraude, car de cette manière, une personne ne peut pas empocher une partie de l'argent collecté et enregistrer un plus petit montant de l'encaissement dans le système comptable..
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