le diagramme de flux, Aussi connu sous le nom de diagramme d'activités ou d'organigramme, c'est un outil d'organisation qui permet aux gens d'évaluer, d'améliorer et de communiquer plus facilement leurs idées. C'est un schéma utilisé pour décrire les étapes à suivre lors de la réalisation d'un projet.
En d'autres termes, l'organigramme est une représentation graphique d'une certaine activité. Cette représentation est graphique car les gens se concentrent sur le dessin de différents symboles et en leur sein, ils décrivent les processus qu'ils suivront pour leur projet..
Les organigrammes sont caractérisés par un ordre séquentiel, car les différentes étapes décrites sont chronologiquement liées les unes aux autres. De même, l'extension et la conception de ces schémas sont variables, car elles dépendent des thèmes ou des projets à développer..
Enfin, il convient de noter que les organigrammes sont largement utilisés dans les domaines de la comptabilité, de l'économie, de la psychologie cognitive et de l'informatique; bien qu'ils soient également utilisés dans le milieu universitaire et dans la vie de tous les jours.
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L'un des principaux objectifs de la création d'un organigramme est que les idées soient brièvement énoncées. Pour cette raison, les gens utilisent des phrases courtes pour décrire les processus. Le but est que les étapes du projet soient comprises par tous les participants.
Une fois que les gens ont indiqué les processus que suivront leurs projets, ils se concentrent sur leur présentation dans un aperçu. Cependant, il convient de noter que, selon le nombre d'étapes, certains diagrammes peuvent prendre plus de temps que d'autres..
L'utilisation de symboles permet au diagramme d'être compréhensible et d'avoir un certain ordre; De plus, cela évite les idées confuses ou répétitives.
Les organigrammes sont utilisés pour:
Lors de la description des processus, les gens examinent quels sont les inconvénients qui peuvent affecter le développement du projet; généralement ces problèmes sont causés par l'environnement, la rareté de certaines décisions matérielles ou externes qui en quelque sorte paralysent l'activité.
Cependant, grâce à ces inconvénients, de nouvelles idées surgissent, car les gens - voyant les difficultés possibles - recherchent d'autres solutions pour que les processus soient achevés dans le temps imparti. De cette manière, on constate que les organigrammes sont importants car ils permettent d'étudier même le plus petit détail.
Lors de la création d'un organigramme, les gens visent à se souvenir plus rapidement des informations exposées dans chaque processus. Cela est possible parce que les êtres humains relient les idées décrites aux symboles là où elles sont représentées; c'est-à-dire que les figures dessinées permettent de comprendre facilement les étapes du projet.
Au moment de faire un organigramme, les gens se concentrent sur l'analyse et la comparaison des différents processus afin de les organiser séquentiellement. L'objectif est que les étapes décrites aient une structure logique afin que les personnes puissent identifier les risques et les changements possibles dans leurs activités.
Il existe 3 principaux types d'organigrammes:
Le flux va de haut en bas:
Le flux va de gauche à droite:
Le flux est vertical et horizontal:
L'organigramme est composé d'un ou plusieurs processus et chacune de ces étapes doit être représentée par un symbole différent; mais la symbologie n'est pas choisie par les gens, car elle est d'usage courant.
Autrement dit, il existe une liste de chiffres déterminés qui a été établie en 1960 par l'American National Standards Institute et approuvée en 1970 par l'Organisation internationale de normalisation. Les symboles les plus importants seront mentionnés ci-dessous:
Il a la forme d'un ovale et à l'intérieur se trouvent généralement les mots début ou alors finir. Ce chiffre indique où un processus ou un thread commence et se termine.
Il a la structure d'un parallélogramme. Ce symbole est utilisé pour indiquer l'entrée et la sortie des données; son but est de montrer les résultats que l'on souhaite obtenir.
Il est représenté par un rectangle et à l'intérieur de celui-ci l'activité ou l'opération à exécuter est décrite.
C'est une longue flèche; il est utilisé pour marquer l'ordre séquentiel des processus et des threads. Cette ligne peut être placée dans n'importe quelle direction (haut, bas, droite et gauche) et grâce à elle les différentes étapes du projet sont jointes.
Cette figure en forme de diamant - semblable à un diamant - montre les deux chemins qui peuvent être suivis pendant un processus ou un fil. Par conséquent, dans ce symbole se trouvent les mots Oui, ne pas, vrai ou alors faux.
Ce symbole est placé pour ajouter des informations supplémentaires sur un processus ou un sous-processus, c'est pourquoi il est représenté sous la forme d'un rectangle ouvert qui joint -par une ligne- le processus qu'il tente d'expliquer.
Un processus défini, un connecteur de page, un connecteur hors page, une note explicative, un fichier, une ligne de communication, une opération ou une bande magnétique sont d'autres symboles d'organigramme moins fréquents..
Avant d'exposer comment ce schéma est élaboré, il convient de souligner qu'il existe plusieurs types d'organigrammes et que chacun comporte des étapes particulières adaptées aux objectifs de ses créateurs; mais -malgré les différences qui existent entre eux- lors de la création d'un organigramme, il est nécessaire de se concentrer sur les aspects suivants:
La première étape de la création d'un organigramme consiste à définir le thème ou le processus à représenter. Il est essentiel que les gens aient un certain objectif pour que leurs projets puissent aller de l'avant.
Par exemple: Ana veut écrire un livre, mais doit préciser le sujet et le genre de l'œuvre. Alors, elle décide d'écrire un texte sur l'histoire de la Colombie en 1920. De cette façon, Ana commence à structurer son diagramme, puisqu'elle a déjà sélectionné un processus valide.
Une fois que les gens ont un objectif spécifique, ils se concentrent sur les détails du début et de la fin de leur projet. L'établissement de la portée de l'activité est important car c'est l'élément qui marquera la largeur du diagramme.
Regardez les choses de cette façon: après qu'Ana ait écrit son sujet, elle se concentre sur la désignation de la trajectoire du projet; Votre plan commencera au moment où vous commencerez à écrire le texte et se terminera lorsque vous aurez fini de l'écrire..
Une fois la portée établie, les gens examinent les mesures à prendre pour atteindre l'objectif principal; c'est ainsi qu'ils commencent à joindre chronologiquement les fils (ou sous-sujets) avec le processus (ou le sujet principal).
Cela peut être vu dans le diagramme de flux d'Ana, qui se demande ce qu'elle devrait faire pour écrire son travail et la réponse est de chercher des informations (c'est le premier fil); mais où chercheras-tu des informations? Il y a deux nouvelles activités qui sont liées au sous-processus: la première est que vous devez fréquenter les bibliothèques et la seconde est que vous devez interviewer un historien..
Après avoir décrit et lié les différentes étapes, les gens évaluent les processus et sous-processus afin d'observer les différents itinéraires qu'ils peuvent emprunter. C'est à ce stade que sont placés les symboles de décision, qui indiquent aux sujets le chemin à suivre. Après avoir représenté les processus et les possibilités, le diagramme est fermé.
En terminant avec le plan d'Ana, elle place un point de décision dans le troisième sous-processus, qui est d'interviewer l'historien: si elle peut lui parler, elle ajoutera son témoignage au texte; s'il ne peut pas, il ne citera que les documents qu'il a étudiés dans les bibliothèques. Ana termine son organigramme avec cette phrase: livre fini.
Les processus pour écouter un CD sont: allumer la radio, ouvrir le plateau de lecture, voir s'il est vide: si ce n'est pas le cas, le CD précédemment placé est retiré; si tel est le cas, le CD souhaité est inséré, le plateau est fermé et l'option de lecture est activée.
Un organigramme pour envoyer un message texte serait comme ceci: ouvrir la messagerie, trouver le contact auquel vous souhaitez écrire, rédiger le message, sélectionner la touche d'envoi: êtes-vous sûr de vouloir transférer le message? Si vous appuyez sur oui, il est envoyé; si vous appuyez sur non, il est supprimé.
Ce schéma se ferait comme suit: l'horloge ne fonctionne pas, est-il possible qu'elle ne soit pas branchée? Si ce n'est pas le cas, il se branche; Si c'est le cas, c'est que quelque chose dans la montre a été endommagé, est-il possible de le réparer? Il ne peut pas être réparé, il est nécessaire d'acheter une autre montre.
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