La bureau dans le monde des affaires représente la partie de l'entreprise où les données reçues et émises sont traitées, afin de fournir les informations requises par l'organisation pour le développement normal de ses opérations ou activités.
Son importance est donnée car toute entreprise qui produit des biens ou des services, quelle que soit la branche dans laquelle elle se spécialise, a besoin d'un groupe de personnes pour gérer l'opération et assurer les autres fonctions administratives. La plupart de ces personnes travaillent dans des bureaux.
Le nombre d'employés dans un bureau peut varier, mais toutes les organisations, quel que soit leur type ou leur taille, ont besoin d'employés de bureau pour s'occuper des tâches quotidiennes. Les employés de bureau gèrent de nombreux aspects d'une entreprise.
Ces aspects comprennent la comptabilité, le traitement de texte et de données, les télécommunications et d'autres activités. Ils sont nécessaires dans tous les secteurs de l'économie, de la fabrication au transport.
La technologie apporte une contribution de base au bureau: elle permet d'effectuer une plus grande quantité de travail dans un laps de temps plus court.
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Le bureau dans le monde des affaires peut avoir différentes fonctions:
- Les services importants fournis par le bureau comprennent à la fois des services administratifs et d'autres services aux autres départements de l'organisation, qui ne peuvent pas fonctionner sans le bureau..
- Le bureau est aussi important dans une organisation que le cerveau dans le corps humain. Par conséquent, le bureau est le cerveau de l'entreprise. Il collecte les informations de différentes sources internes et externes, les enregistre, les organise et les analyse pour les mettre à la disposition de la direction. Toutes sortes d'informations, passées et présentes, sont disponibles au bureau.
- Le bureau fait également office d'intermédiaire. Il relie le monde extérieur aux différents départements et vice versa. Toutes les commandes clients sont reçues par le bureau. Connecte l'organisation avec les clients, les fournisseurs, le gouvernement et le grand public. Les relations publiques sont très importantes dans les bureaux modernes.
- C'est le cœur de toutes les activités commerciales; c'est comme un centre névralgique administratif. Les informations sur les achats, les ventes, les finances et les communications sont diffusées depuis le bureau.
- C'est un centre de contrôle; C'est le moyen pour que les politiques de l'entreprise soient mises en œuvre. Au fur et à mesure que l'entreprise se développe, chaque dirigeant est habilité à prendre ses propres décisions et actions. Ainsi, chaque département aura son propre bureau, pour permettre à la direction de définir plus facilement ses plans et ses politiques..
Certaines actions clés menées dans les bureaux sont:
L'équipement de bureau a évolué pour permettre une plus grande automatisation. La bureautique signifie utiliser des machines pour effectuer des tâches répétitives et fastidieuses que les gens faisaient auparavant. L'équipement aide également les travailleurs à faire leur travail plus rapidement et plus efficacement..
Parmi les équipements que l'on peut trouver dans un bureau, on trouve:
Ce sont les principaux moyens utilisés pour la communication directe avec les clients et les fournisseurs.
Traiter les informations, qui sont actuellement la pierre angulaire de tout bureau. Ils sont également indispensables pour la communication, grâce à l'email.
Si l'information est l'âme de l'entreprise, alors les réseaux informatiques sont les artères qui acheminent ces informations à travers tous les domaines de l'entreprise. Un câblage Ethernet, des routeurs et un modem sont nécessaires pour connecter le réseau local à Internet.
Lorsque les informations sont numériques, nous voulons les imprimer, et si elles sont imprimées, nous voulons les numériser. D'autre part, nous voulons le recevoir ou le faxer. Ces équipes font tout.
Lors de la production de papier imprimé, il doit souvent être détruit. Le bureau est responsable des informations qu'il détient.
Indispensable pour faire des copies de documents.
Utilisé pour les présentations dans la salle de réunion.
Machines de point de vente et caisses enregistreuses.
Dans le mobilier d'un bureau, nous pouvons trouver les éléments suivants:
Certains des matériaux et fournitures nécessaires au fonctionnement d'un bureau sont:
Les écrivains et les éditeurs, qu'ils appartiennent à l'équipe de travail ou travaillent à domicile, travaillent dans un bureau. Les rédacteurs créent du contenu pour des publications imprimées, des pages Web et des blogs. Les éditeurs corrigent le contenu qui a été écrit.
Une réceptionniste est occupée dans un bureau à accueillir les clients et les fournisseurs, à rédiger des courriels, à répondre aux appels téléphoniques, à prendre des messages, à envoyer des courriels, à communiquer des appels téléphoniques à des employés spécifiques et à classer.
Le représentant du service client doit connaître l'entreprise pour laquelle il travaille, ainsi que ses produits et services, afin d'aider les clients. Vous devez répondre aux appels et aux e-mails, prendre des commandes et émettre des remboursements.
Les comptables ou les teneurs de livres travaillent dans un environnement de bureau. Leurs tâches comprennent la préparation des impôts, le paiement des factures, la réception des paiements, entre autres..
Les gestionnaires de bureau gèrent le travail du bureau. Leurs tâches peuvent aller de l'embauche, du licenciement ou de la planification du travail du personnel, de la délégation des tâches, de la formation de nouveaux employés, de la création et de l'application des politiques du bureau, de la supervision de l'équipe de travail, de la résolution de situations et de la maintenance des systèmes informatiques..
Les personnes qui travaillent dans un centre d'appels doivent répondre aux appels téléphoniques des clients de l'entreprise pour laquelle ils travaillent. Vous devez répondre à leurs questions, recevoir des plaintes et traiter les commandes..
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