La sécretaire de direction est un travail ou une profession qui sert à fournir un soutien maximal aux employés de haut rang dans une entreprise ou une organisation. Ce sera celui qui organisera et maintiendra le calendrier des cadres et les aidera à effectuer une grande variété de tâches administratives.
L'objectif est de contribuer à l'efficacité globale de l'entreprise en s'assurant que toutes les tâches administratives qui vous sont confiées seront exécutées de manière opportune et efficace. Un secrétaire est la personne qui fournit un soutien administratif. Ils peuvent effectuer des tâches telles que rédiger et classer, répondre au téléphone et transmettre des messages.
D'autre part, le secrétaire exécutif, ou assistant administratif, effectue également certaines de ces activités, en plus de coordonner le bureau, de rechercher des produits, d'interagir avec les fournisseurs, de commander des produits et de créer une base de données..
Les secrétaires exécutifs reçoivent généralement des salaires plus élevés que les secrétaires car ils remplissent des fonctions de haut niveau et accélèrent la productivité du bureau..
Index des articles
- Baccalauréat en administration des affaires ou domaines connexes.
- Expérience avérée en tant que secrétaire de direction ou rôle administratif similaire.
- Doit être compétent dans la gestion de Microsoft-Office de manière intégrale, et dans le logiciel «back-office», par exemple, les systèmes ERP.
- Connaissance approfondie de l'administration de bureau et des procédures comptables de base, ainsi que du vocabulaire technique pertinent utilisé dans l'industrie.
- Connaissance des méthodes d'enquête de base et des techniques de rapport.
- Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps.
- Excellentes compétences en communication et en négociation.
- Intégrité et confidentialité.
Les secrétaires exécutifs doivent être des professionnels rapides avec de grandes compétences en gestion du temps et une capacité multitâche. C'est avec leur diligence et leur compétence dans leur travail que les cadres peuvent se concentrer sur leurs responsabilités managériales sans se soucier des autres tâches..
De nombreux gestionnaires comptent beaucoup sur leur secrétaire exécutif pour coordonner les tâches quotidiennes et les maintenir dans les délais. Il faut beaucoup de tact et d'affirmation de soi en tant que gardiens du temps du manager.
Les secrétaires exécutifs doivent maîtriser les compétences de base telles que l'écriture, la grammaire, l'orthographe et la ponctuation, et avoir de l'expérience dans l'utilisation du matériel de bureau et des applications logicielles courantes telles que le traitement de texte, les feuilles de calcul et les graphiques..
Ils doivent également avoir d'excellentes compétences en gestion du temps et la capacité de gérer efficacement diverses responsabilités..
D'autre part, un secrétaire exécutif a également besoin d'autres qualités, telles que le bon jugement, la diplomatie, la discrétion et la capacité de résoudre les problèmes de manière indépendante..
Ils ont besoin de solides compétences en communication pour interagir avec le public, rédiger des rapports et examiner des publications.
Vous devez savoir comment accorder toute votre attention à ce que les autres disent, prendre le temps de comprendre les points soulevés, poser des questions le cas échéant et ne pas interrompre à des moments inappropriés.
Compréhension complète des phrases et paragraphes écrits dans les documents liés au travail.
Savoir gérer efficacement à la fois votre propre temps et celui des autres.
Parlez clairement avec d'autres personnes afin de transmettre efficacement les informations.
Avoir une communication efficace par écrit, selon les besoins du public.
Utilisation de la logique et du raisonnement pour identifier les forces et les faiblesses des solutions, des conclusions ou des approches alternatives aux problèmes qui surviennent.
Comprendre les implications de nouvelles informations pour la résolution de problèmes et la prise de décision actuels et futurs.
Ajustement des actions par rapport aux actions des autres.
Examen et évaluation de la performance de lui-même, d'autres personnes ou organisations, afin d'apporter des améliorations ou de prendre des mesures correctives.
Un secrétaire exécutif peut être responsable de la petite caisse et de la comptabilité, mais peut également gérer un budget. Vous pouvez publier des articles sur un site Web, mais vous pouvez également concevoir et gérer le site Web.
Vous pouvez saisir des données dans une feuille de calcul que vous avez conçue et utilisée pour les fonctions de reporting.
Un secrétaire exécutif peut superviser le personnel administratif. Rend souvent directement compte au PDG et peut approuver un ou plusieurs cadres supérieurs.
- Garder les cadres à l'ordre du jour et aider à planifier les rendez-vous, les réunions du conseil d'administration, les conférences, etc..
- Assister aux réunions pour rédiger les procès-verbaux et les procès-verbaux, puis les compiler, les transcrire et les distribuer.
- Faire tous les arrangements de voyage pour les cadres: achat de billets, réservation d'hôtel, livraison des indemnités journalières, gestion et révision de la documentation pertinente, etc..
- Mener des enquêtes mandatées, collecter des données et préparer des documents ou des rapports pour examen et présentation par les dirigeants, les comités et les conseils d'administration, selon leur attribution.
- Manipulez les documents confidentiels en vous assurant qu'ils restent sûrs.
- Recevez et filtrez les appels téléphoniques, en les redirigeant vers la personne appropriée lorsque cela vous convient.
- Gérer, hiérarchiser et distribuer toute la correspondance entrante ou sortante (e-mails, lettres, fax, colis, etc.), lire et analyser les mémos, présentations et rapports entrants pour déterminer leur importance et planifier leur distribution.
- Préparer des réponses à la correspondance contenant des demandes de renseignements de routine.
- Surveiller l'utilisation des fournitures de bureau et négocier les conditions avec les fournisseurs pour garantir des commandes plus rentables.
- Rencontrer des personnes, des groupes d'intérêts spéciaux et d'autres, au nom des dirigeants, des comités et des conseils d'administration.
- Accueillir les visiteurs et déterminer s'ils doivent avoir accès à des personnes spécifiques.
- Conservez les dossiers papier et électroniques dans vos dossiers, en veillant à ce que les informations soient organisées et facilement accessibles pour une récupération rapide.
- Préparer des factures, des rapports, des lettres, des états financiers et d'autres documents, à l'aide de logiciels de traitement de texte, de feuilles de calcul, de bases de données et / ou de présentations, en fournissant également l'assistance correspondante en comptabilité.
- Effectuer des tâches de bureau générales, telles que la maintenance des systèmes d'administration et des travaux comptables de base.
- Coordonner et diriger les services de bureau, tels que les registres et la budgétisation, pour aider les cadres.
- Établir et superviser les politiques et procédures administratives, tant pour les employés des bureaux que pour l'organisation.
- Examiner les pratiques et procédures opérationnelles pour déterminer si des améliorations peuvent être apportées dans des domaines tels que le flux de travail, les procédures de reporting ou les dépenses.
- Superviser et former d'autres personnels administratifs.
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