le fonctions de bureau dominantes Ce sont les activités administratives exercées par le personnel d'une entreprise, d'une organisation ou d'une institution et qui sont nécessaires à leur fonctionnement. Si cela est fait efficacement, les résultats seront généralement bien meilleurs que s'ils sont mal faits..
Le travail de bureau a généralement un lundi au vendredi régulier qui commence à 8 ou 9 heures du matin. et dure jusqu'à 16 h ou 17 h, bien que cela varie selon le pays ou la région.
La plupart des emplois de bureau nécessitent des compétences de base telles que: une communication orale fluide, la capacité d'écrire, de classer et une certaine expérience avec du matériel de bureau tel que des ordinateurs, des photocopieurs, etc..
Selon le niveau du poste ou de la responsabilité assumée, il faut que la personne ait une formation technique, universitaire ou de quatrième niveau.
C'est la première et la plus importante tâche puisqu'elle consiste à définir comment les méthodes et les structures organisationnelles peuvent contribuer au business plan..
Il existe des outils technologiques qui permettent de préciser ultérieurement ces méthodes dans des tâches réparties entre les membres de l'équipe, mais seule une bonne planification peut garantir que tout finit par s'ajouter à l'objectif commercial..
La planification générale nécessite une vision commerciale claire et un certain niveau hiérarchique au sein de l'entreprise, mais chaque membre de l'équipe doit planifier son travail de manière à pouvoir respecter les objectifs et les délais fixés..
Une tâche qui occupe quotidiennement le temps de ceux qui travaillent dans un bureau est la rédaction, sur tout support, de rapports qui soutiennent ou détaillent leurs fonctions ou qui servent à expliquer au reste de leurs collègues les détails (contexte, progrès, résultats, avantages et inconvénients, etc.), d'un projet particulier.
Ces documents servent également d'enregistrement de l'activité de l'organisation à laquelle appartient ce bureau, pour de futurs audits ou revues..
Ce sont des réunions entre les membres d'une équipe de travail au cours desquelles des idées sont échangées sur des projets en cours, de nouvelles propositions sont présentées, des présentations, des rapports ou des rapports sont partagés..
Normalement, ils ont pour objectif d'aligner toutes les personnes présentes sur la réalisation d'un objectif commun, en attribuant des rôles, des tâches et des délais à chacun. Ils servent également à résoudre les problèmes qui peuvent avoir surgi dans l'exécution des tâches.
Ils ont généralement une fréquence, une durée et une dynamique bien définies. De même, ce qui y est discuté est généralement enregistré en minutes ou minutes pour l'archivage.
Certaines organisations tiennent des réunions tous les jours, d'autres plusieurs jours par semaine, d'autres toutes les deux semaines et d'autres encore une fois par mois. La fréquence des réunions dépend de chaque entreprise et de ses besoins.
Il s'agit de coordonner l'agenda de toutes les personnes qui doivent être en réunion de manière à ce qu'elles parviennent à coïncider à un endroit et à un moment précis.
C'est une tâche ardue, donc s'appuyer sur la technologie peut être une bonne idée. Il existe des applications, telles que ScheduleOnce, qui vous permettent de planifier des réunions automatiquement, permettant aux invités de voir les dates disponibles et de choisir une heure qui leur convient..
C'est une tâche qui peut prendre beaucoup de temps. Un rapport Adobe publié en 2016, qui résulte d'une enquête auto-administrée auprès de plus d'un millier de travailleurs, révèle que nous passons en moyenne 20,5 heures par semaine à consulter nos e-mails professionnels..
Classer, lire et répondre aux e-mails est une forme de communication très courante et permet l'échange de fichiers et d'impressions liés à un projet ou à un processus organisationnel.
Bien que les entreprises recherchent constamment des moyens plus efficaces de gérer les e-mails, il existe également des applications à cet effet, telles que les étiquettes intelligentes de Gmail..
Une autre façon d'accélérer cette tâche consiste à incorporer des modèles d'e-mail standard ou des textes qui peuvent être envoyés avec des modifications minimes à différents destinataires et à des moments différents..
Dans cette tâche, il faut garantir que l'argent remplit son cycle de vie dans l'achat et la vente de produits et de services; avoir toutes les factures soumises, affichées, payées et expédiées. Bien sûr, il y a des bureaux dans lesquels ils se consacrent uniquement à cela.
Cette activité comprend également la tenue à jour des comptes financiers et des documents juridiques afin qu'il n'y ait pas de problèmes avec le cadre juridique qui concerne l'organisation en question..
Cette fonction garantit que toutes les marchandises liées au travail de l'entreprise sont transportées vers et depuis les entrepôts et les clients. Cela comprend également la liaison avec les fournisseurs pour obtenir des matières premières pour la fabrication de nouveaux produits..
Le but de cette fonction est de garantir que l'entreprise a en sa possession tout le nécessaire pour maintenir la production du bien ou du service qu'elle commercialise..
Dans un bureau, il est également nécessaire de répondre au téléphone, car il s'agit d'un moyen de communication avec les clients, les fournisseurs et entre les collègues eux-mêmes..
Bien que cela semble être une tâche simple, cela nécessite un certain protocole car il peut s'agir de la voix qu'une personne extérieure à l'entreprise associe à son image. Par conséquent, il est important de respecter les règles de courtoisie, de maintenir un ton institutionnel, de modérer le volume de la voix et le vocabulaire utilisé.
Une autre information importante, qui est parfois négligée lors de l'exécution de cette fonction, est d'écrire autant de données que possible sur la personne de l'autre côté du téléphone; Cela alimentera la base de données de contacts de l'entreprise et vous permettra de suivre correctement le sujet abordé lors de la conversation téléphonique..
La plupart des tâches exécutées dans un bureau génèrent des documents: factures, notes, procès-verbaux, procès-verbaux, rapports de ventes, etc..
En numérique ou sur papier, c'est une quantité d'informations qui oblige quelqu'un à se charger de la cataloguer, de la classer et de la sauvegarder en fonction de son niveau d'importance pour l'entreprise.
Précisément ce dernier point, celui de la protection des informations, est un enjeu qui est devenu un casse-tête pour de nombreuses organisations, pour lesquelles de plus en plus d'outils, de protocoles et de procédures émergent qui assurent la sécurité du fichier et la transmission des données. une organisation.
Dans certains cas, des disques durs externes sont utilisés, tandis que dans d'autres, il existe des serveurs spéciaux pour ces cas ou des plates-formes de stockage dans le «cloud» telles que Microsoft OneDrive, Google Drive ou Apple iCloud..
Une tâche qui, bien que ne nécessitant pas une formation académique très élevée, nécessite une bonne organisation, des responsabilités et un sentiment d'urgence, est la distribution de la correspondance au sein du bureau..
Un boceto de algún diseño, la tarjeta de crédito que envía el banco, las facturas de un proveedor o la carta de respuesta de un ente gubernamental, son algunos de los documentos que cualquier empleado puede estar esperando y del cual pueden depender muchos otros procesos dentro de l'entreprise.
Cette fonction consiste à s'occuper physiquement des clients qui ont des doutes ou des plaintes sur les produits ou services proposés par l'entreprise..
Il consiste à imprimer les documents qui doivent être conservés physiquement ou à faire des copies de ceux qui doivent être conservés en double ou remis aux travailleurs de l'entreprise.
C'est l'une des tâches du processus de sélection du personnel. Ils peuvent être réalisés individuellement ou en groupe, c'est-à-dire en se concentrant sur un seul candidat ou sur plusieurs.
Les fournitures de bureau sont essentielles à son efficacité. Les fournitures de papeterie, l'encre d'imprimante, les emballages ou le papier doivent toujours être disponibles, il doit donc y avoir quelqu'un en charge de leur gestion.
Les procédures administratives sont essentielles pour qu'une entreprise maintienne sa stabilité et puisse réussir en affaires. Être conscient des problèmes juridiques, de la paperasserie et d'autres schémas bureaucratiques font partie de ces fonctions.
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