La planification opérationnelle est un outil de gestion qui facilite la coordination des ressources de l'organisation (humaines, financières et physiques) afin qu'il soit possible d'atteindre les buts et objectifs contenus dans les plans stratégiques et tactiques de ladite entreprise.
En supposant que la haute direction a préparé un plan stratégique et la direction intermédiaire un plan tactique, la direction inférieure devrait avoir une idée claire de ce qu'elle essaie d'accomplir. Il suffit d'un plan opérationnel détaillé pour y arriver.
Le principal objectif de la planification opérationnelle est de fournir au personnel de l'organisation une vision claire de ses tâches et responsabilités, conformément aux buts et objectifs contenus dans le plan stratégique. Il se concentre sur les services et produits (production, équipement, personnel, inventaires et procédés) d'une entreprise.
L'objectif est de déployer des plans afin de développer des projections financières et de maximiser la participation de l'entreprise au marché. Un plan opérationnel utilise les ratios financiers d'une organisation pour analyser sa rentabilité.
Le plan peut inclure une analyse des contributions pour déterminer les processus nécessaires pour augmenter les bénéfices. Cela pourrait signifier se concentrer sur la vente de produits haut de gamme ou réduire les coûts variables..
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Le plan opérationnel est limité à une seule partie de l'organisation. Par exemple, une grande entreprise (plan stratégique) a une division de fabrication (plan tactique) qui produit les produits A, B et C.
Chacun de ces produits est fabriqué séparément dans différentes usines, gérés par différents directeurs d'usine, qui préparent leur plan d'exploitation séparément..
Par conséquent, le plan opérationnel est créé par la direction de niveau inférieur d'une unité appartenant à une division commerciale..
Il comprend des plans spécifiques pour les activités et processus quotidiens et de bas niveau qui soutiendront et permettront le plan tactique. Il est extrêmement détaillé (qui, quoi, où et quand).
Vous devez établir les activités et les budgets pour chaque domaine de l'organisation pour les 1 à 3 prochaines années. Ils lient le plan tactique avec les activités que l'organisation mènera et les ressources nécessaires pour les mener à bien.
La planification opérationnelle décrit les jalons, les conditions de succès et explique comment (ou quelle partie de) un plan tactique sera mis en œuvre au cours d'une période opérationnelle donnée..
Il doit être préparé par les personnes qui seront impliquées dans sa mise en œuvre. Une communication interministérielle importante est souvent nécessaire, car les plans créés par une partie de l'organisation ont inévitablement des implications pour d'autres parties..
Il est fondé et justifié par l'exigence d'un budget de fonctionnement annuel. Par conséquent, un plan stratégique quinquennal nécessiterait généralement cinq plans de fonctionnement, basés sur cinq budgets de fonctionnement..
Le plan de fonctionnement est à la fois la première et la dernière étape de la préparation du budget de fonctionnement. Dans un premier temps, fournissez un plan d'allocation des ressources; En dernière étape, le plan opérationnel peut être modifié pour refléter les décisions politiques ou les changements financiers apportés au cours du processus d'élaboration du budget..
Ces plans et budgets devraient être considérés comme des documents évolutifs et devraient être révisés pour refléter les changements. Sa vérification périodique est la clé de sa pérennité.
Un plan opérationnel est basé directement sur des plans tactiques qui décrivent les missions, les objectifs, les buts et les activités..
Tout comme un plan tactique, un plan opérationnel aborde quatre questions: où en sommes-nous maintenant, où voulons-nous être, comment y arriverons-nous? et comment mesurons-nous nos progrès?
La planification opérationnelle doit contenir:
- Des objectifs clairs.
- Activités à livrer.
- Normes de qualité.
- Résultats désirés.
- Besoins en personnel et en ressources.
- Calendriers de mise en œuvre.
- Un processus pour suivre les progrès.
Le plan opérationnel présente des informations très détaillées destinées aux personnes qui effectueront les tâches quotidiennes nécessaires à l'administration de l'organisation.
La direction et le personnel devraient consulter fréquemment le plan d'exploitation pour effectuer leur travail quotidien..
La planification opérationnelle indique le quoi, qui, quand et combien:
Les activités et tâches à réaliser.
Les personnes responsables de chacune des activités.
Les délais dans lesquels les activités doivent être réalisées.
Le montant des ressources financières fournies pour mener à bien chaque activité.
Le plan opérationnel peut être divisé en deux catégories:
Ils ne concernent que la période en cours ou un problème spécifique. Ils mènent un plan d'action qui ne se répétera probablement pas à l'avenir. Ces plans ne sont utilisés qu'une seule fois pour atteindre des objectifs commerciaux uniques.
Un exemple de ceci est lorsqu'une entreprise a un événement spécial ponctuel à venir. Ils peuvent avoir un plan à usage unique pour couvrir tout ce qui est lié à cet événement, comme la réduction des coûts au cours de l'année suivante.
Ils sont reportés sur des périodes futures et sont modifiés si nécessaire. Ils sont développés pour des activités qui se produisent à plusieurs reprises sur une période de temps pour aider l'entreprise à résoudre des problèmes répétitifs.
Un exemple de cela serait une grande entreprise qui a des activités récurrentes et doit avoir une structure qui permet à chacun de savoir ce qui se passe tout le temps. Un autre exemple serait un plan à long terme pour retenir les travailleurs au lieu de les licencier..
Un plan opérationnel est important car il aide l'équipe de travail à:
- Soyez clair sur l'endroit où les ressources nécessaires seront obtenues.
- Utilisez ces ressources efficacement.
- Définissez clairement les besoins en ressources les plus critiques.
- Réduisez les risques lorsque cela est possible et préparez des plans d'urgence si nécessaire.
- Pensez à l'avenir à long terme du projet, y compris sa durabilité.
Un avantage de la planification opérationnelle est qu'une entreprise peut analyser la rentabilité de ses opérations..
La planification opérationnelle dissèque la situation financière d'une entreprise, établit ses faiblesses et développe des moyens d'augmenter les profits..
Les plans d'exploitation d'une entreprise ont une influence positive sur différents domaines de l'entreprise. Le plan mis en œuvre aide à établir des objectifs commerciaux et à atteindre des objectifs particuliers.
A un impact positif sur les aspects opérationnels et physiques, en termes de dotation en personnel, d'apparence commerciale et de procédures quotidiennes.
C'est un excellent moyen de s'assurer que tous les domaines de l'entreprise sont traités de manière constructive..
Il faut toujours garder à l'esprit que l'attribution des activités aux personnes est un élément vital dans la mise en œuvre d'un plan opérationnel.
Le tableau suivant est un exemple des principaux composants trouvés dans un plan opérationnel.
En règle générale, il y aura 8 à 10 domaines de résultats clés. A titre d'exemple, un seul.
- Domaine de résultat clé: croissance de l'effectif.
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